Notasi IDEF1 - Information Modelling Bab 7

Bab 7 Pengumpulan Data Untuk Pemodelan IDEF

7.1 Pengantar

Saat menganalisis atau merancang sistem, diperlukan verifikasi fakta tentang sistem atau masalah yang dihadapi. Ada banyak cara untuk mendapatkan sumber informasi faktual, diantaranya:

1. Membaca dokumen yang ada, menggunakan setiap daftar isi dan indeks untuk mencari informasi yang diperlukan.
2. Mengamati sistem yang sedang beroperasi, jika sudah ada.
3. Melakukan survei terhadap sekelompok besar orang, melalui kuesioner atau menggunakan cara lain.
4. Mewawancarai satu atau lebih "ahli" di bidang pengetahuan yang diinginkan.
5. Menggunakan apa pun yang sudah diketahui oleh penulis.
6. Menebak atau menciptakan deskripsi hipotetis dan meminta pembaca untuk membantu deskripsi hipotesis tersebut agar lebih dekat dengan kenyataan.

Dari semua metode ini, yang paling penting adalah interaksi tatap muka dengan seorang ahli. Tidak semua informasi yang ada akan ditulis. Gagasan yang terbentuk sebelumnya yang tercermin dalam kuesioner seringkali salah. Memperoleh informasi dari seorang ahli telah diformalkan dalam proses wawancara. Menyediakan langkah-langkah untuk diikuti, sehingga wawancara dapat dilakukan tanpa terlalu memengaruhi ahli dengan informasi sudah diperoleh oleh pewawancara.

Bagian penting dari wawancara adalah mencatat informasi yang diperoleh. Informasi yang diperoleh dapat digunakan sebagai catatan informal atau sebagai sketsa diagram.

7.2 Proses Wawancara

Tujuan dari sebuah wawancara adalah untuk mengumpulkan informasi dari seorang individu yang memiliki keahlian yang dianggap penting untuk upaya analitis. Ada empat jenis wawancara yang mungkin dilakukan selama menjalankan tahap analisis

proyek IDEF, diantaranya :

1. Melakukan pencarian Fakta untuk memahami operasi saat ini. Jenis wawancara ini digunakan untuk menetapkan konten dari Operasi Model Saat Ini, atau untuk membantu memahami lingkungan yang ada.
2. Mengidentifikasi Masalah untuk membantu dalam pembentukan persyaratan yang dibutuhkan. Jenis wawancara ini digunakan untuk memvalidasi Model Operasi yang ada dan untuk memberikan fondasi untuk mencari solusi diskusi mengenai kemampuan sistem.
3. Jenis ini wawancara digunakan untuk menetapkan konten Model Operasi.
4. Melakukan sesi wawancara terhadap Penulis / Komentator IDEF. Wawancara ini berguna untuk menyelesaikan masalah yang muncul selama pembangunan sebuah Model IDEF.

Mengidentifikasi jenis wawancara bertujuan untuk mencari bahan-bahan yang dibutuhkan dari setiap jenis wawancara actual. Responden dapat memberi tahu fakta kepada pewawancara tentang sistem yang diberikan. Responden juga dapat mengidentifikasi masalah mengenai solusi untuk masalah tersebut. Pewawancara mengklasifikasikan komentar responden, agar dapat memperoleh informasi yang bermanfaat dari wawancara.

7.3 Kit Wawancara

Disarankan untuk menggunakan kit wawancara _standar_ untuk mencatat sebuah wawancara. Catatan tersebut dapat disimpan dalam File Wawancara dan dapat didistribusikan ke individu yang tepat. Distribusi ini ditujukan kepada anggota lain dalam tim Analisis atau bahkan dalam tim wawancara responden untuk mengoreksi, menambahkan dan menghapus rekaman dari suatu wawancara.

Kit wawancara terdiri dari :

1. Halaman Sampul (kit cover)
2. Wawancara dan Rekam Tindak Lanjut (a) Nama Pewawancara (Nama Penulis IDEF)
   (b) Tanggal Wawancara (Tanggal Diagram IDEF)
   (c) Durasi Wawancara (Waktu mulai, Waktu selesai)
   (d) Nama Responden
   (e) Judul Responden dan Tanggung Jawab Organisasi
   (f) Nomor Telepon dan Perpanjangan Responden
   (g) Sumber Tambahan Informasi Yang Diidentifikasi

   *Dokumen - Judul dan Lokasi

   *Narasumber Lain - Nama, Judul, Organisasi yang  

     bertanggung jawab, Alamat, Nomor telepon

   
   
   (h) Elemen-elemen Esensial dari Informasi - Ringkasan      kunci dari poin yang tercakup dalam wawancara.
   (i) Pertanyaan tindak lanjut dan / atau bidang yang menjadi perhatian yang tidak              tercakup selama wawancara, atau ditunda
   (j) Ketentuan Baru untuk Daftar Istilah Proyek
   
   
3. Calon Entitas dan Daftar Atribut
4. Agenda Wawancara (Dikembangkan dalam persiapan Wawancara Persiapan wawancara tercakup dalam Agenda Wawancara)
5. Catatan Wawancara dan Diagram Kasar

7.4 Pedoman Wawancara

Ada lima tahap wawancara yang berhasil; masing-masing harus dilakukan untuk memastikan bahwa sebagian besar informasi diperoleh dan dicatat dalam jumlah waktu paling sedikit.

1. Persiapan wawancara
2. Memulai wawancara
3. Melakukan wawancara
4. Mengakhiri wawancara
5. Mengakhiri wawancara

Dalam setiap tahap wawancara ada kegiatan dasar tertentu yang harus dilakukan. Selain itu, terkait dengan setiap tahap, ada alat bantu psikologis yang akan membantu pewawancara untuk membangun suasana yang profesional dan kepercayaan dengan responden.

7.4.1 Persiapan Wawancara

Dengan memikirkan kebutuhan utama tertentu dalam sebuah wawancara sebelum melakukan wawancara agar lebih terorganisir dan dialog yang efisien dapat dicapai. Persiapan untuk wawancara harus diperhatikan, terutama pada kegiatan berikut:

1. Memilih Orang yang Diwawancarai
   
   (a) Dari bidang yang bertanggung jawab
   (b) Dari rekomendasi orang lain
   (c) Dari berbagai tingkatan hirarki organisasi _ level teratas berguna untuk gambaran besar, level lebih rendah untuk detail informasi dan tingkat menengah untuk menjembatani kesenjangan
2. Membuat Janji
   
   (a) Berdurasi pendek, 1/2 hingga 1 jam
   (b) Jangan membuat janji pada saat sebelum makan siang, atau sore hari
   (c) Mengidenti_kasi tujuan wawancara
   (d) Menjelaskan peran pewawancara
3. Menetapkan Agenda Tentatif
   
   (a) Dalam lingkup topik yang akan digunakan sebagai dasar untuk wawancara (ini akan membantu untuk menyajikan "pertanyaan umum yang luas")
   (b) Pertanyaan yang spesifik
4. Meninjau latar belakang yang berlaku
5. Meninjau terminologi yang tepat
6. Mengansuransikan koordinasi dengan wawancara lain Memeriksa file wawancara untuk memastikan bahwa responden sebelumnya sudah atau belum diwawancarai. Jika wawancarayang akan dilakukan adalah wawancara lanjutan, periksa hasil wawancara sebelumnya.
7. Mengisi Catatan Wawancara dan Menindak Lanjut dengan informasi terkait
8. Membuat Agenda Wawancara

7.4.2 Memulai Wawancara

Tahap wawancara ini diarahkan untuk membangun hubungan antara pewawancara dan responden. Sikap sopan yang diizinkan oleh responden pada awal wawancara biasanya pendek. Waktu ini penting dalam memotivasi responden untuk membantu pewawancara. Tahap wawancara ini harus berisi topik-topik berikut :

1. Berikan sarana yang nyata terhadap responden, misal sebuah kartu nama (agar responden tahu sedang berbicara dengan siapa karena itu bisa menghilangkan rasa canggung dalam wawancara).
2. Menetapkan tujuan wawancara
   
   (a) Perluas informasi yang disediakan di kontak awal.
   (b) Menetapkan sudut pandang untuk wawancara. Gunakan tipe wawancara 1, 2, 3 atau 4 sebagai dasar.
   (c) Tetapkan tujuan wawancara sekalipun itu adalah wawancara wawancara lanjutan.
3. Menetapkan hal-hal yang dapat diterima responden terhadap pencatatan informasi. Responden mungkin memerlukan jaminan kerahasiaan.
4. Membangun hubungan Pakar / Penulis untuk mengurangi ketakutan bahwa wawancara akan digunakan untuk memberi tahu responden bagaimana melakukan pekerjaannya, atau itu pekerjaan responden dalam bahaya.
5. Mulai dengan pertanyaan umum yang luas yang akan membuat responden berbicara hal ini harus didasarkan pada area topikal yang diidentifikasi dalam Jadwal acara.
6. Menilai kemampuan responden dalam memberikan informasi terkait jika informasi terlalu umum atau terlalu rinci untuk tahap model IDEF sedang dipersiapkan dan mengevaluasi kemampuan responden untuk berkontribusi. Meng akhiri wawancara jika perlu hal ini mungkin merupakan pemborosan dari waktu pewawancara dan responden.
7. Mulailah merumuskan pertanyaan spesi_k yang melengkapi agenda wawancara.
8. Menulis, jangan bicara.

7.4.3 Melakukan Wawancara

Meskipun tidak perlu mende_nisikan pertanyaan yang akan ditanyakan selama wawancara, diperlukan identi_kasi terhadap pedoman yang harus dipertimbangkan selama wawancara. Pedoman pertama berhubungan dengan kuali_kasi informasi yang diperoleh. Pedoman kedua berhubungan untuk stimulasi aliran informasi.Kuali_kasi Informasi: Pikiran manusia dapat memahami dua kali lipat kecepatan orang berbicara. Bahaya dalam wawancara adalah perbedaan tingkat, biasanya digunakan oleh pendengar untuk memikirkan apa yang harus dikatakan sebagai respon alih-alih tentang apa yang dikatakan. Untuk membantu pewawancara memikirkan jawaban yang tepat, ada serangkaian pertanyaan yang dapat digunakan untuk membantu pewawancara menjaga pikirannya tetap pada informasi yang diberikan, diantaranya :

1. Apa fakta pendukung yang tersedia untuk poin-poin utama yang sedang dibahas?
2. Seberapa baru informasi ini?
3. Seberapa lengkap informasinya?
4. Apakah saya benar-benar mengerti apa yang dibicarakan?
5. Apakah tingkat rincian yang disajikan sesuai dengan tujuan saya?
6. Apakah ada area yang dihilangkan?
7. Apakah informasi ini telah dibahas oleh orang lain?
8. Seberapa pentingkah informasi ini?
9. Apakah ada topik sampingan yang sedang dibahas?
10. Apakah sudut pandang wawancara berubah?

Rangkaian pedoman berikut dapat digunakan untuk memancing responden agar menyediakan informasi maksimum yang dapat diandalkan.

1. Simpan komentar dan percakapan asing. Wawancara tersebut digunakan untuk memperoleh informasi, tidak untuk mencari teman, atau menjual ide.
2. Waspadai kegagalan responden untuk mengidenti_kasi area masalah di lingkungan Hidup. Ini mungkin mengindikasikan bahwa responden tidak nyaman dengan pewawancara.
3. Berikan waktu kepada responden untuk berpikir. Jangan menyarankan jawaban atau menanyakan pertanyaan lain. Jeda dalam wawancara berguna untuk memungkinkan responden untuk mengingat informasi yang penting.
4. Hindari gangguan luar yang cenderung "membuka" kereta pikiran. Jika memungkinkan, lakukan wawancara di luar bidang responden tetapi masih bersifat normal dan dapat diterima responden.
5. Waspadai gangguan internal, pertanda bahwa responden tidak nyaman atau nyaman dengan wawancara.
6. Cobalah untuk menentukan apakah informasi yang diperoleh adalah fakta atau pendapat.
7. Dorong elaborasi dengan meminta pengubahan ulang atau ringkasan informasi yang disajikan.
8. Pastikan latar belakang responden dan hubungan dengan subjek masalah sedang dibahas. Wawasan yang bermutu tentang komentar responden dapat diperoleh dengan mengetahui hubungannya dengan organisasi dan sistem yang ada.
9. memasukan atau mendorong sarkasme dan humor.
10. Jangan menyebutkan atau mendiskusikan wawancara dengan orang lain.
11. Catat semua pertanyaan yang diajukan oleh responden. Pewawancara harusnya menjawab semua pertanyaan kecuali yang berhubungan dengan organisasi pengguna manajemen, rencana, atau kepribadian.
12. Tunjukkan ketertarikan pada hal yang dikatakan responden.
13. Berkonsentrasi pada aspek-aspek subjek yang tidak dikenal dan sulit dibahas. Hindari yang jelas.
14. Waspadai penggunaan kata-kata yang tidak konsisten atau tidak benar. Misalnya meminta de_nisi untuk istilah yang tidak dikenal atau dipertanyakan. Mencatat de_nisi untuk glosari proyek.
15. Jangan bertentangan dengan responden meskipun fakta tidak mendukung apa yang dikatakan. Gunakan Siklus dari kit wawancara untuk menyelesaikan kon_ik tersebut.
16. Rendah hati. Responden adalah ahlinya, bukan pewawancara.
17. Menunda subjek yang tidak dapat sepenuhnya dicakup dalam hal yang disepakati jangka waktu. Jangan memperpanjang waktu wawancara, buat yang janji dilain kesempatan jika pada wawancara sebelumnya ada hal yang belum terpenuhi.
18. Hargai perbedaan pendapat tentang hal yang sama. Gunakan IDEF untuk menampilkan pendapat ini dan untuk menyelesaikan kon_ik.
19. Memancing ingatan responden dengan pertanyaan terbuka yang terkait dengan subjek yang ditentukan.

7.4.4 Mengakhiri Wawancara

Wawancara harus diakhiri karena empat alasan berikut :

1. Informasi yang diperoleh dalam wawancara tidak tepat.
2. Berakhirnya sesi wawancara karena sudah berjalan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
3. Pewawancara sudah jenuh dengan informasi.
4. Ada bentrok kepribadian antara pewawancara dan responden

Tergantung pada penyebab penghentian, topik-topik berikut harus

dipertimbangkan dalam mengakhiri wawancara :

1. Wawancara tidak boleh ditutup secara tiba-tiba, tetapi harus diakhiri dengan beberapa menit diskusi informal.
2. Poin utama dari wawancara harus dirangkum.
3. Konsentrasi terhadap bidang yang telah ditunda atau tidak dicakup harus diidenti_kasi.
4. Melakukan wawancara lanjutan jika perlu dan harus diatur.
5. Bertanya kepada responden, apakah rekomendasi sumber lain yang harus diwawancarai.
6. Jika catatan wawancara harus ditinjau oleh responden sebelumnya harus disebar, fakta ini harus disebutkan selama penghentian.
7. Mengucapkan terima kasih kepada Responden atas waktu dan upayanya dalam memberikan informasi.

7.4.5 Finalisasi

Tahap wawancara ini diarahkan untuk memastikan bahwa informasi yang diperoleh selama wawancara direkam dengan baik dan disebarluaskan ke tim proyek. Sarana yang digunakan dalam menyelesaikan _nalisasi wawancara adalah kit dari Wawancara. Jika mencatat tidak diizinkan oleh responden, pewawancara harus menghentikan wawancara, segera tuliskan poin-poin penting yang dibahas.

Finalisasi dari wawancara meliputi :

1. Mengidenti_kasi sumber informasi tambahan.
2. Meringkas Elemen Esensial Informasi.
3. Mengidenti_kasi persyaratan baru untuk glosari proyek.
4. Menyebutkan pertanyaan tindak lanjut dan bidang yang menjadi konsentrasi baik itu yang ditunda atau yang tidak
5. tercakup selama wawancara.
6. Entitas Lengkap dan Daftar-daftar Atribut .
7. Memperluas catatan apa pun dengan informasi apa pun yang ditarik selama ulasan.
8. Menyiapkan diagram IDEF kasar yang mencerminkan informasi yang diperoleh.
9. Mengidenti_kasi kit dari Wawancara pada setiap asumsi yang dibuat atau item apa pun yang tidak jelas.
10. Mempublikasikan dan mendistribusikan kit Wawancara.
11. Menambahkan nama orang, bidang keahlian, nomor telepon, dan alamat ke daftar ahli untuk responden dan komentator yang disebutkan dalam wawancara.

Source : www.idef.com