Notasi IDEF1 - Information Modelling Bab 5

BAB 5 FORMULIR DAN PROSEDUR IDEF

5.1 Disiplin Kerja Tim IDEF

Pengembangan setiap model IDEF (IDEFØ, IDEF1, dan IDEF2) adalah proses yang dinamis yang membutuhkan partisipasi lebih dari satu orang. Sepanjang proyek konsep bagian dari model dibuat oleh penulis (pemodel) dan didistribusikan ke proyek lain anggota untuk ditinjau. Bagian konsep dari model ini disebut Kit dan mungkin mengandung diagram, teks, glosarium, atau informasi lain apa pun yang menurut penulis berkaitan dengan pengembangan model.

Disiplin kerja tim IDEF mengidenti kasi semua orang yang tertarik dengan peninjauan model sebagai pengulas Peninjau yang diharapkan membuat kritik tertulis atas Perangkat disebut komentator. Peninjau yang menerima Kit hanya untuk informasi tidak diharapkan untuk membuat komentar tertulis dan disebut pembaca.

Disiplin mengharuskan setiap orang diharapkan untuk membuat komentar tentang Kit yang harus dibuat mereka secara tertulis dan menyerahkannya kepada penulis Kit. Penulis merespons masing-masing komentator secara tertulis pada salinan yang sama. Siklus ini berlanjut, mencakup semua Kit berkaitan dengan model tertentu, sampai model selesai dan direkomendasikan untuk publikasi. Evolusi model dicatat dengan menyebarkan model (dengan perubahan paling baru) setiap 3 bulan dalam bentuk Kit yang dikirim ke pembaca untuk membantu mereka dalam pemeliharaan informasi terkini tentang model.

Efek akhir dari proses ini untuk kerja tim yang terorganisir adalah jaminan tinggi bahwa IDEF akhir model-model tersebut valid dan diekspresikan dengan baik. Kit diubah untuk mencerminkan koreksi dan komentar yang valid. Lebih detail ditambahkan oleh pembuatan lebih banyak diagram, teks dan glosarium.Lebih banyak komentar dibuat; lebih banyak perubahan disertakan. Model akhir mewakili persetujuan penulis dan pengulas pada representasi dari sistem yang dimodelkan sudut pandang tertentu dan untuk tujuan tertentu.

Gambar 5.1 Kit Cylce

5.2 Siklus Kit IDEF

Dalam membuat dokumen, materi yang ditulis atau dikumpulkan oleh penulis didistribusikan ke komentator dalam bentuk Kit Standar. Komentator mengulas materi dan menulis komentar tentang itu. Komentator mengembalikan Kit kepada penulis yang bereaksi terhadap semua komentar. Komentar-komentar ini dapat digunakan untuk merevisi atau memperluas materi. Kitnya adalah kembali ke komentator dengan reaksi dari penulis. Ini dikenal sebagai Siklus Kit.Langkah-langkah Siklus Kit adalah sebagai berikut.

1. Penulis mengumpulkan materi untuk ditinjau menjadi Kit Standar. *Lembar sampul selesai. Salinan kit didistribusikan ke masing-masing para komentator dan penulis. Dokumen asli diajukan untuk referensi.
2. Dalam waktu respon yang ditentukan, komentator membaca kit dan menulis komentar langsung pada salinannya. Kit dikembalikan ke penulis.
3. Penulis merespons secara tertulis langsung pada salinan masing-masing komentator. Itu penulis dapat setuju dengan komentar, mencatatnya pada copy pekerjaannya, dan memasukkannya ke dalam versi model selanjutnya. Jika ada ketidak sepakatan, penulis mencatat ketidak sepakatan pada kit dan kembali kepada komentator.
4. Komentator membaca tanggapan penulis dan, jika puas, mengajukankit. (Kit yang Dikomentari selalu dimiliki oleh Komentator.) Jika komentator tidak setuju dengan tanggapan penulis, rapat adalah diatur dengan penulis untuk menyelesaikan perbedaan. Jika ini tidak bisa dilakukan, daftar masalah dibawa ke otoritas yang tepat untuk pengambilan keputusan.

Siklus ini berlanjut hingga dokumen dibuat yang mewakili pertimbangan cermat semua anggota proyek. Selain itu, riwayat lengkap proses telah disimpan. Hasil dari Siklus Kit ini adalah dokumen yang dimiliki oleh penulis dan komentator berkontribusi dan, jika perlu, daftar masalah yang memerlukan tindakan manajemen.Sepanjang siklus, pustakawan proyek menangani penyalinan, distribusi, pengarsipan, dan transferkit antara penulis dan komentator.

5.2.1 Peran Personel

Peran dan fungsi orang yang terlibat adalah:

1. Penulis (Pemodel) - Orang yang menyiapkan model IDEF apa pun.
2. Komentator (Pakar) - Orang yang berpengetahuan tentang subjek model dari siapa penulis mungkin telah memperoleh informasi dengan cara wawancara dan memiliki cukup pelatihan dalam teknik IDEF untuk ditawarkan komentar terstruktur secara tertulis.
3. Pembaca (Pakar) - Orang yang mengetahui subjek yang dimodelkan dari siapa penulis dapat memperoleh informasi melalui wawancara dan tinjau dokumen untuk informasi tetapi tidak diharapkan untuk membuat komentar tertulis.
4. Pustakawan - Seseorang yang ditugaskan untuk memelihara file dokumen, membuat salinan, mendistribusikan alat, dan menyimpan catatan.

"Peran" tidak ada hubungannya dengan jabatan seseorang dan orang yang sama mungkin diminta melakukan beberapa peran. Dengan demikian, partisipasi setiap individu adalah unik dan tergantung padakit yang terlibat.

5.2.2 Pedoman untuk Penulis dan Komentator

5.2.2.1 Pedoman Komentar

Tidak ada pola pertanyaan dan aturan yang memadai untuk berkomentar, karena subjek,gaya, dan teknik sangat bervariasi, tetapi pedoman memang ada untuk meningkatkan kualitas. kriteria untuk kualitas adalah: Apakah dokumen akan berkomunikasi dengan baik kepada audiens yang dituju? Apakah itu mencapai tujuannya? Apakah itu benar dan akurat, mengingat konteks yang dibatasi?Pedoman keseluruhan untuk berkomentar adalah:

1. Buat catatan singkat, menyeluruh dan spesifik. Selama penulismengerti bahwa basa-basi dijatuhkan untuk keringkasan, ini membuat untukkomunikasi lebih mudah dan lebih sedikit kekacauan.
2. Gunakan nnotasi untuk mengidenti kasi komentar. Untuk menulis n- catatan, periksa nomor berikutnya dari daftar CATATAN, nomor catatan, lingkari nomor, dan hubungkan catatan ke bagian yang sesuai dengan coretan"~." (Lihat Bagian 5.4 Formulir Diagram Standar)
3. Buat kritik yang membangun. Cobalah untuk menyarankan solusi, bukan hanya membuat keluhan negatif.
4. Luangkan waktu untuk mengumpulkan komentar secara keseluruhan. Ini dapat ditempatkan ditutup atau pada lembar terpisah. (Tapi jangan mengumpulkan poin spesifik tentang ini lembar ketika mereka berada di halaman masing-masing.)

Ketika komentator mengembalikan kit, penulis merespons dengan meletakkan "~" atau "X" di setiap n-catatan. "~" Berarti penulis setuju dengan komentator dan akan memasukkan komentar ke dalam versi kit selanjutnya. "X" berarti penulis tidak setuju.

Penulis harus menyebutkan alasannyasecara tertulis di mana komentar muncul. Setelah penulis merespons semua komentar, komentarkit dikembalikan untuk dipertahankan oleh komentator. Setelah membaca tanggapan penulis, itu adalah tanggung jawab komentator untuk mengidenti kasi sisa poin ketidak setujuan dan untuk meminta pertemuan dengan penulis. Daftar spesifik ini masalah membentuk agenda untuk pertemuan tersebut.

5.2.2.2 Aturan Rapat

Sampai komentar dan reaksi ada di atas kertas, komentator dan penulis tidak disarankan bercakap-cakap Pada saat rapat diperlukan, prosedurnya adalah sebagai berikut:

1. Setiap pertemuan harus dibatasi panjangnya.
2. Setiap sesi harus dimulai dengan agenda topik tertentu untuk dipertimbangkandan harus tetap berpegang pada topik ini.
3. Setiap sesi harus berakhir ketika peserta setuju bahwa tingkat produktivitas telah menurun dan upaya individu akan lebih banyak bermanfaat.
4. Setiap sesi harus diakhiri dengan daftar item tindakan yang disetujui yang mungkin termasuk penjadwalan sesi tindak lanjut dengan agenda yang ditentukan.
5. Dalam setiap sesi, seorang "juru tulis" harus ditunjuk untuk mengambil menit dan catat tindakan, keputusan, dan topik.
6. Perbedaan serius yang belum terselesaikan harus ditangani secara profesional oleh kedua sisi gambar. Hasil pertemuan harus berupa resolusi tertulis dari masalah atau daftar masalah yang akan terjadi diselesaikan dengan keputusan manajerial yang tepat. Resolusi dapat mengambil bentuk studi lebih lanjut oleh salah satu peserta.

5.3 Kit IDEF

Kit adalah dokumen teknis. Mungkin berisi diagram, teks, glosarium, ringkasan keputusan,informasi latar belakang, atau apa pun yang dikemas untuk ditinjau dan dikomentari. Setiap Fase suatu Model IDEF membutuhkan bahan khusus. Bagian 6.0 menjelaskan isi kit di masing-masing fase pembangunan model.

Lembar penutup yang tepat membedakan bahan sebagai kit. Itu lembar sampul memiliki bidang untuk penulis, tanggal, proyek, nomor dokumen, judul, status, dan catatan.

Ada dua jenis Kit IDEF:

1. Kit Standar - Semua kit untuk didistribusikan untuk komentar. Itu dianggap sebagai "Kertas kerja" untuk membantu penulis menyempurnakan model totalnya.
2. Ringkasan Kit - Berisi versi model terbaru. Itu dikirim untuk hanya informasi dan dirancang untuk membantu menjaga arus informasi tentang model total sementara bagian dari model sedang diproses melalui Siklus.

Kit-Kit Standar berisi bagian-bagian dari suatu model dan sering dikirimkan saat pekerjaan berlangsung.Ini dikirimkan melalui Siklus Kit IDEF untuk ditinjau dan merupakan tipe yang dimaksud dalam manual ini. Kit Ringkasan dikirimkan setiap tiga bulan.

Kit ini berisi versi terbaru darimodel. Meskipun demikian, para penerima Kit Ringkasan tidak diharapkan memberi komentar mereka dapat memilih untuk melakukannya. Kit Ringkasan disimpan oleh penerima untuk file mereka. SEBUAH deskripsi Kit Ringkasan dapat ditemukan di "Panduan Pengguna Perpustakaan ICAM."

5.3.1 Lembar Sampul untuk Kit Standar

Lengkapi satu lembar sampul untuk setiap kit yang dikirimkan. (Tidak ada reproduksi). Isi kolom berikut pada Lembar Sampul (Gambar 5-2).

1. Deskripsi Model / Dokumen: Judul - Harus deskriptif dari kit Langkah Siklus Hidup - "SEBAGAIMANA ADANYA" atau "MENJADI" Metode IDEF - 0, 1 atau 2 Sistem - Akronim untuk Sistem atau Subsistem Jenis Distribusi - Tentukan jika selain Distribusi Kit Standar
2. Informasi Proyek: Penulis - Nama orang yang mengirimkan kit ** Tanggal - Tanggal dikirim ke Perpustakaan Perusahaan - Nama kit pengiriman perusahaan No. Proyek AF - Tugas No.-3.
3. Informasi Kit: Periksa Kit Standar, tunjukkan nomor dokumen yang ditetapkan oleh Perpustakaan jika ini merupakan revisi dari Kit Standar
4. Tinjau Siklus: Ditandatangani dan diberi tanggal setelah ditinjau oleh komentator dan penulis.
5. Indeks Node / Isi: Node number, title, dan C-number dari setiap halaman dokumen(termasuk lembar sampul) LEMBAR ISI, Gambar 5-3 (jika perlu) selalu Halaman 2.
6. Komentar / Instruksi Khusus: Informasi lain untuk pengulas. Ini juga dapat digunakan untuk instruksi khusus ke perpustakaan tentang penanganan dokumen.Perpustakaan juga menggunakan bidang ini untuk instruksi khusus kepada penerimakit. Ruang ini juga dapat digunakan oleh komentator untuk digeneralisasi komentar pada total kit.

5.3.2 Kit Standar

Untuk menghindari kesalahan, tinjau kit seolah-olah hanya itu informasi yang tersedia. Tangkap apa saja kesalahan ketik. Tambahkan poin klarifikasi yang muncul dalam pikiran sebagai catatan singkat pada kit diri. Definisi glosarium untuk istilah yang muncul dalam kit harus selalu ditambahkan sebagai bahan pendukung.

Kumpulkan bahan-bahan yang bermanfaat dan tambahkan ini untuk keuntungan komentator. Jangan pernah gunakan inibahan pelengkap untuk menyampaikan informasi yang harus disampaikan oleh diagram itu sendiri. Kapan pun memungkinkan, gunakan alat komunikasi yang paling alami - diagram-untuk menunjukkan detail yang penting bagi pembaca dalam memahami konsep. Gabungkan semua materi dengan Lembar Sampul yang lengkap dan Indeks Node / Lembar Isi dan serahkan ke Perpustakaan.

5.4 Formulir Diagram Standar

Formulir Diagram (Gambar 5-3) memiliki struktur dan batasan minimum. Lembar mendukung hanya fungsi-fungsi yang penting untuk disiplin analisis terstruktur Seperti:

1. Pembentukan konteks
2. Referensi silang antara diagram dan halaman dukungan
3. Catatan tentang konten setiap lembar

Bentuk diagram adalah ukuran standar tunggal untuk kemudahan pengarsipan dan penyalinan. Bentuknya terbagi menjadi tiga bagian utama:

1. Informasi Kerja (atas)
2. Bidang Pesan (tengah)
3. Bidang Identifikasi (bawah)

Formulir dirancang sedemikian rupa sehingga informasi yang berfungsi di bagian atas formulir dapat terpotong ketika versi final "disetujui untuk publikasi" selesai. Bentuk diagram harus digunakan untuk semua yang dibuat selama upaya pemodelan termasuk catatan awal.

5.4.1 Informasi KerjaPenulis / Tanggal / Proyek

Ini memberitahu siapa yang awalnya membuat diagram, tanggal pertama kali digambar, dan judul proyek di mana ia dibuat. Bidang Tanggal dapat berisi tanggal tambahan, tertulis di bawah tanggal asli. Tanggal-tanggal ini mewakili revisi ke lembar asli. Jika sebuah lembar dirilis tanpa perubahan apa pun, tidak ada tanggal revisi yang ditambahkan.

Bidang Catatan Ini menyediakan check-off untuk n catatan yang ditulis pada lembar diagram. Seperti komentar dibuat pada sebuah halaman, not-notnya dicoret secara berurutan. Tindakan mencoret menyediakan pemeriksaan cepat untukjumlah komentar, sedangkan nomor yang dilingkari memberikan referensi unik untuk spesifik komentar.

IDEF Cover Sheet

Source : www.idef.com